Comment prioriser les demandes de formation ?

Cet article vise à présenter une méthode de priorisation des demandes de formation, après avoir traité de l'optimisation des demandes émanant des opérationnels et de comment évaluer le coût de conception et de réalisation.
 

La priorisation des demandes constitue une étape clef dans l'optique de construire un plan de formation optimisé et aligné avec les orientations stratégiques de l'entreprise.

La priorisation des demandes de formation repose sur de multiples critères interdépendants qui doivent être étudiés comme un tout
Dans le contexte actuel de restriction budgétaire, il peut être tentant de prendre le coût de conception et de réalisation de la formation comme unique critère de priorisation. Cependant, la qualité d'un plan de formation repose d'abord sur des formations à même de développer les compétences clefs des différentes catégories de personnel afin d'atteindre les objectifs stratégiques. Ainsi, les critères suivants doivent être considérés.

a. Le degré d'alignement de la formation avec la stratégie de l'entreprise

Dans l'optique de construire un plan de formation en adéquation avec la stratégie, il faut dans un premier temps évaluer le niveau d'alignement de la formation demandée avec le développement de l'activité. Cela implique d'avoir formalisé clairement les objectifs métiers stratégiques à différents niveaux organisationnels (entreprise, branche, direction, département, etc.) et de les avoir déclinés en compétences à développer. Ainsi, il sera possible de juger si l'action de formation demandée vise à développer les compétences nécessaires à l'atteinte des objectifs Business.
Pour cela, des niveaux de pondération peuvent être définis. On peut par exemple imaginer un modèle comportant trois niveaux de pondération : la formation demandée est peu ou pas alignée avec la stratégie (niveau 1), la formation demandée est partiellement alignée avec la stratégie (niveau 2), la formation demandée est totalement alignée avec la stratégie (niveau 3).

b. Le degré de priorité de la population cible à qui s'adresse la formation demandée

Dans un second temps, il s'agit de classer les demandes formulées en fonction du niveau de priorité des populations à former. Pour pouvoir établir ce type de priorisation, il convient d'avoir identifié les populations les plus critiques soit au regard des compétences clefs nécessaires à l'atteinte des objectifs Business soit au regard de la nécessaire adaptation aux évolutions techniques ou technologiques. De la même façon que précédemment, plusieurs niveaux de pondération peuvent être définis pour prioriser les demandes selon le degré de priorité de la population cible : la population cible est très peu critique (niveau 1), la population cible est assez critique (niveau 2), la population cible est très critique (niveau 3).

c. Le niveau de compétence actuel de la population cible sur le thème de la formation

Dans un troisième temps, il est important d'évaluer le niveau de compétence actuel de la population sur le thème de la formation demandée et de le comparer avec le niveau de compétence requis. En effet, si le différentiel entre le niveau de compétence actuel et cible est élevé, la formation demandée devient prioritaire par rapport à une formation concernant une population ayant déjà (ou quasiment) le niveau de compétence attendu pour contribuer à l'atteinte des objectifs métiers.
La prise en compte de ce critère suppose non seulement de disposer d'un référentiel de compétences clair par ensemble homogène de populations, mais encore de pouvoir évaluer individuellement et globalement le niveau de compétence des populations. Cela présuppose donc une bonne intégration du processus d'évaluation annuelle (validation des compétences), du processus formation (évaluation des acquis et de la mise en pratique des compétences) et du processus de gestion des mobilités et des carrières (identification des compétences nécessaires pour les différents postes).
Un exemple de classification de niveaux pourrait être : l'écart entre le niveau de compétence actuel et attendu est faible (niveau 1), l'écart entre le niveau de compétence actuel et attendu est moyen (niveau 2), l'écart entre le niveau de compétence actuel et attendu est élevé (niveau 3).

d. Le coût de la mise en oeuvre du plan de formation

Enfin, le critère financier constitue un critère de priorisation évident et doit, à ce titre, être pris en compte intelligemment. Là encore, on peut imaginer un modèle comportant trois niveaux de pondération pour classer les demandes des plus coûteuses aux moins coûteuses : les charges et coûts associés à cette formation sont élevés (niveau 1), les charges et coûts associés à cette formation sont moyens (niveau 2) et les charges et coûts associés à cette formation sont faibles (niveau 3).
Pour cela, il faut évidemment avoir au préalable évalué le coût de conception et de réalisation des formations ainsi qu'estimé le volume de collaborateurs à former par an. Il convient enfin de bien définir des seuils chiffrés délimitant la frontière entre les différents niveaux. Par exemple, une formation représentant un coût global (conception et distribution) par apprenant supérieur à 500 € appartient au niveau 1.

Le schéma ci-dessous illustre le processus de priorisation des demandes de formation exprimées par les commanditaires en fonction de critères de priorisation et de niveau de pondération énoncés ci-dessus.

Le processus ci-dessus permet d'identifier le caractère prioritaire de la demande 2 par rapport à la demande 1.
Dans cette illustration, les quatre critères ont la même pondération. Selon les besoins, il est possible d'appliquer un coefficient à chaque critère afin d'accorder plus d'importance à l'un ou l'autre critère.

La mise en adéquation des demandes priorisées et des ressources disponibles permet d'établir un plan de formation optimisé.

Suite à la priorisation des demandes à partir des quatre critères précédents, il s'agit de paralléliser les demandes de formation exprimées avec les ressources budgétaires et humaines disponibles. Cette démarche permet de déterminer les demandes qui seront finalement intégrées dans le plan de formation annuel à une date donnée. Cela n'empêche pas une évolution ultérieure du plan, en fonction des évolutions de contexte (réglementaires, concurrentielles, changements de stratégie interne, etc.). Une nouvelle priorisation a alors lieu.

En somme, cette priorisation, mise en adéquation avec les ressources humaines et budgétaires disponibles, permettra de :

• Définir les actions de formation qui seront définitivement intégrées au plan de formation
• Etablir un plan de charges annuel pour les formateurs
• Elaborer un planning de formation annuel
• Etablir un budget de formation annuel mettant en avant la « consommation » du budget de façon mensuelle en fonction du planning de formation défini

Ainsi la construction d'un plan de formation optimisé s'articule autour de trois étapes clés, qui sont l'optimisation du traitement des demandes de formation, l'évaluation du coût de conception et réalisation des formations non référencées au catalogue et la priorisation et validation des demandes au regard des ressources budgétaires et humaines disponibles.

Retrouvez la première partie de cette série d'articles.