Les descriptions de poste : comment maximiser le retour sur investissement ?

L'architecture des emplois et des postes en fait partie pour permettre aux RH de jouer un rôle stratégique dans l'entreprise et de détenir une connaissance du métier.
La mise en place d'un référentiel de fiches de poste / métiers/ emplois peut paraître au premier abord un processus simple, mais rapidement lors du déploiement, des problèmes de fond surgissent et ce processus peut se transformer en une véritable usine à gaz.

La clé pour assurer le succès d'un tel projet repose sur la préparation, notamment le développement d'une réflexion approfondie en amont sur les objectifs à atteindre.

Il s'agit donc en premier lieu de s'attacher à définir ce que l'on va décrire : domaines, métiers, emplois ou postes?

Il est donc nécessaire en début de processus de bien définir à quel niveau de granularité l'organisation souhaite aller, si elle souhaite avoir une vision plus macro (au niveau métier par exemple) ou plus micro (décrire les postes), ainsi que poser la terminologie (chaque organisation possède sa propre sémantique pour chacun des niveaux). Pour valider l'avancement ou non du projet, il faudra au préalable effectuer une estimation approximative de la quantité de fiches qui feront partie de ce référentiel, et garantir qu'il existe une correspondance pour tous les collaborateurs en harmonisant le plus possible la terminologie à utiliser en terme d'intitulés de poste, pour pouvoir ensuite mieux gérer les métiers au sein de l'organisation et pouvoir produire des données statistiques utiles.

La solution adoptée doit tenir compte des ressources et délais associés au projet, mais aussi des objectifs exacts à atteindre et de l'utilisation qui sera faite de ces fiches.

Quels avantages pour l'entreprise ?

La description de poste est un élément structurant de la gestion des collaborateurs, car elle est au coeur des processus RH de l'entreprise :

En dehors de processus typiquement liés à la gestion des ressources humaines, l'élaboration d'un référentiel de postes est nécessaire pour une entreprise souhaitant obtenir la certification ISO 9001, car pour respecter la norme, la direction doit notamment assurer que les responsabilités et autorités sont définies et communiquées au sein de l'organisme.

Quels bénéfices pour les employés ?

La description des activités et responsabilités permet au collaborateur de clarifier ce qui est attendu de lui, mais aussi d'identifier les limites de sa fonction et de son champ d'action.

Cette délimitation des activités peut cependant représenter un risque pour l'organisation, limitant la proactivité des collaborateurs qui peuvent utiliser la fiche de poste pour ne pas assumer de nouvelles responsabilités ou ne pas être proactifs dans leur quotidien («cela ne fait pas partie de ma fiche de poste »).

Le contenu de la Fiche de Poste

Les éléments à indiquer dans la fiche peuvent varier d'une entreprise à l'autre, en fonction des besoins et des pratiques en vigueur.

Quelques éléments pouvant être inclus selon le degré de granularité décidé par l'entreprise :

• L'intitulé du poste
• La catégorie professionnelle
• L'emploi ou métier associé (référentiel interne de l'entreprise ou convention collective)
• La direction / service / entité dans laquelle s'intègre le poste
• Le report hiérarchique
• La gestion d'équipe
• L'enjeu / la finalité de la fonction (quelle est sa valeur ajoutée pour le fonctionnement de l'entreprise)
• Les activités ou responsabilités
• Les compétences requises
• L'expérience / l'expertise nécessaire pour tenir le poste
• Les moyens associés (budgets, ressources...)
• Les indicateurs de performance sur le poste (par exemple : non dépassement du budget, chiffre d'affaire, volume de projet géré...)

Plus la fiche de poste sera complète, plus elle fournira des informations utilisables dans les autres processus RH. Par exemple, la définition des indicateurs de performance associés à la fonction pourront supporter une évaluation annuelle (dans sa partie définition d'objectifs).

Quel processus pour décrire des postes ?

La définition des intervenants est un point crucial du processus, qui est généralement organisé et géré par les RH, même si l'initiative peut venir des métiers suite à un besoin spécifique. Un collaborateur des RH peut être nommé pour effectuer ces descriptions, ou la responsabilité peut être déléguée aux métiers (un ou deux collaborateurs par métier par exemple). Il est aussi possible de demander à chaque contributeur de réaliser sa propre description. Dans tous les cas, l'alignement des descriptifs entre eux devra être garanti, en termes de degré de détail, de forme et de style adopté. Il est ainsi clairement nécessaire de former les différents intervenants, afin de garantir une harmonisation des descriptions au sein du référentiel. Voilà pourquoi les ressources humaines interviennent généralement comme les garants de la méthodologie et revoient les fiches de postes avant qu'elles soient mises en circulation.

La base pour réaliser un descriptif sera un entretien avec le / les collaborateurs détenant le poste, ou avec un manager, en fonction du niveau de connaissance du métier de la personne responsable du processus. La préparation d'un questionnaire à envoyer aux participants peut permettre la préparation de la fiche au préalable et l'entretien ne sera qu'un moment de clarification et de validation

Quelle que soit la méthode utilisée, un passage obligé : la validation par la hiérarchie des fiches de postes.

Quand actualiser la fiche de poste ?

La tenue à jour de la fiche de poste est un point clé du processus et de son utilité. Les organisations sont en constant mouvement, et il s'agit de suivre l'évolution de l'entreprise, tout en limitant les révisions constantes du référentiel. Il ne s'agit pas de modifier une fiche dès quelques détails ont changé sur le poste (ex : effectuer un rapport supplémentaire), mais seulement quand des macro-responsabilités qui ont un impact sur la latitude d'action du titulaire (ex : définir des prix) se trouvent ajoutées ou retirées.

C'est pour cela qu'il est essentiel de limiter le nombre de descriptifs, sous peine de se lancer dans un processus d'actualisation tout aussi compliqué.

Quelle communication ?

Une fois les fiches de poste rédigées et validées, il s'agit de déterminer quelle utilité leur donner. Le collaborateur aura bien entendu accès à sa propre fiche, surtout s'il a participé à sa rédaction. En revanche, il convient de se poser la question si les collaborateurs peuvent avoir accès à l'ensemble des fiches de postes existantes au sein de l'organisation, ou tout du moins au sein d'un même domaine / métier. Ainsi chacun pourrait analyser les postes existants pour une évolution potentielle, lui donnant ainsi une visibilité plus importante sur ses possibilités de parcours au sein de l'entreprise.

De même, les managers doivent avoir accès aux fiches de poste de leurs collaborateurs afin de mieux les accompagner.

Quel outillage associé ?

Le référentiel de fiche de poste étant un processus en constant mouvement, il est important de l'outiller pour en faciliter la gestion. Même si certaines organisations maintiennent encore leur référentiel en version Word, détenu en hard copy par les RH, la plupart recherchent une solution rendant plus flexible et plus interactive la mise à disposition de ces descriptions.

La plupart des outils SIRH présents sur le marché possèdent les fonctionnalités nécessaires. En revanche, il est essentiel de bien définir au démarrage avec le prestataire quel niveau de granularité attendu, afin de garantir un lien rapide et facile avec les intitulés de poste.

En résumé, les étapes critiques :

• Recenser les postes existants
• Définir quel niveau de granularité, métier, emploi, poste ainsi que les moyens associés (temps et intervenants)
• Définir la méthode à appliquer sur le terrain
• Prévoir le processus de mise à jour
• Définir le processus de communication et l'outillage associé

Des limites de la fiche de poste :

Même avec un processus de mise à jour régulière des fiches de postes, certaines responsabilités sont plus difficiles à matérialiser et à accompagner.

Le fonctionnement en réseau, impliquant du management non hiérarchique, ainsi que les fonctions relatives à la gestion de projet, complexifient la formalisation des fiches de postes. Ces fonctions permettant d'augmenter l'agilité des organisations et de garantir la transversalité des actions menées, il est difficile de « figer » dans le temps les responsabilités associées, ainsi que définir complètement celles-ci, qui relèvent plutôt par exemple de la « coordination », de la « contribution » et de « l'accompagnement ».

Face à la complexité de ce processus, et les différents écueils possibles en cours de projet, il est possible de se questionner sur l'avenir de la description de postes en tant que telle. En effet, de par sa sécurisation du périmètre d'action des différents collaborateurs, la fiche de poste ne serait-elle pas un frein à une flexibilisation et une polyvalence des employés, voulue par un nombre croissant d'organisations aujourd'hui ?