Clôture annuelle 2022, êtes-vous prêts ?

Les années passent et les clôtures s’enchainent mais on constate qu’un certain nombre d’irritants s’invitent régulièrement :

• De nature humaine, comme, par exemple des retards dans les remontées des filiales, un manque de formation des équipes ou un manque de maîtrise des SI.
• De nature technologique, liés par exemple au manque d’homogénéité entre les référentiels et les systèmes. Un manque d’automatisation des tâches, de performance des outils de consolidation (transmission / interfaces avec les ERP …).
• Relevant des processus, comme des pistes d’audit trop faibles, des erreurs dans la collecte des données, des corrections de dernière minute, des activités chronophages de réconciliations comptables, de contrôle de gestion ou d’intercos.

Chez Sia Partners, nous avons identifié 3 axes principaux d’amélioration pour y remédier :

• La digitalisation du workflow de clôture : Elle consiste à formaliser et séquencer les taches pour faciliter et automatiser leur pilotage par les équipes centrales. Tour de contrôle des opérations de comptabilité et de consolidation, il permet de suivre leur réalisation, de contrôler le chemin critique en temps réel, de mieux coordonner les différents acteurs, de les relancer et de les suppléer au besoin pour tenir les délais.
• L’automatisation des lettrages, réconciliations et justifications de compte : opérations chronophages, celles-ci sont d’autant plus complexes à opérer que le paysage SI comptabilité/gestion est hétérogène, entrainant des ruptures, des contrôles, des saisies manuelles, … Les outils de réconciliation sont connus de longue date pour faciliter les lettrages entre les journaux auxiliaires et le grand livre, entre les encaissements et les facturations clients. On peut citer également les modules de comptabilité bancaire des ERP et les outils de cash managements contenus dans les suites de TMS qui vont faciliter l’intégration des relevés bancaires électroniques, leur transformation en écritures comptables permettant l’automatisation des réconciliations bancaires. Toutes les opérations de réconciliations ont récemment fait l’objet d’avancées importantes grâce à l’intelligence artificielle et au machine Learning. Les éditeurs intègrent des solutions intelligentes capables de comprendre les logiques de réconciliation et de choix des schémas comptables pour proposer des solutions, limiter l’intervention humaine à leur validation et augmenter la part des opérations automatiques.
• La résolution des intercos : Concernant la réconciliation des flux et positions intercos, là-encore la mise œuvre de plateformes digitales intégrées aux outils de consolidation amène automatisation et fluidité dans leurs résolution.
• La robotisation des opérations : On peut également citer d’autres apports technologiques récents qui peuvent indirectement contribuer à accélérer les publications comme le couple cloud/RPA qui facilite la robotisation des chargements et des traitements, le process-mining pour identifier les goulots d’étranglement ou le Master Data Management pour centraliser la gouvernance des référentiels comptables.

Les délais de remontées des filiales représentent la première cause d’insatisfaction dans le processus de consolidation. En effet, d’apparence peu complexe, cette étape s’avère plus compliquée sur le terrain, en particulier pour les périmètres fraichement intégrés : plans de comptes hétérogènes, nombre de filiales important, pratiques comptables différentes, réglementations, etc …

Pour y remédier, il nous semble primordial de travailler sur une convergence :

• Des pratiques en disposant d’un manuel de comptabilité et de consolidation, diffusé et intégré par les filiales.
• Des SI de comptabilité et de consolidation pour éviter les formats de liasses hétérogènes, les mappings, les interfaces, les ressaisies …
• Des organisations car il est plus simple pour les équipes centrales d’avoir un nombre limité d’interlocuteurs, compétents et bien formés plutôt qu’une forte volumétrie de petites filiales isolées. L’organisation en Centres de Services Partagés va aider à réduire les délais et à améliorer la qualité comptable. En effet, des tailles plus conséquentes d’équipes permettent une meilleure absorption des pics de charge en période de clôture, une plus grande diffusion des bonnes pratiques et normes groupes, un terreau plus fertile à l’harmonisation des processus et des référentiels.

• L’anticipation des données en pré-clôture (pratiquée en Novembre) favorise la qualité des analyses dans un contexte de délais de plus en plus réduits. Cela permet aussi de se familiariser avec la nature des informations à remonter au niveau des filiales et avec le processus de consolidation. C’est un gain de temps reconnu mais encore peu pratiqué en particulier dans la rédaction des annexes dont les délais de production représentent l’une des sources majeures d’insatisfaction du processus de consolidation.
• La clôture continue implique le traitement des tâches au fil de l’eau pour éviter le goulot d’étranglement de fin de mois / d’année. Au-delà des réconciliations, cette approche s’applique également très bien à la justification des comptes ou à l’anticipation d’écritures manuelles (OD) de fin d’année.
• Les conventions de clôtures qui peuvent simplifier les tâches de fin d’année, à condition d’avoir été validées par les commissaires aux comptes :

- Les conventions d’évaluations concernent presque tous les cycles. Les plus communes concernent les factures non parvenues des fournisseurs valorisées sur la base des prix figurant dans les commandes, Les factures à établir valorisées sur la base des bons de commande, l’adoption de coût de revient standard pour la valorisation des stocks

- Les conventions de cut-off peuvent être développées afin de décaler en amont de la clôture la date de prise en compte de certaines informations. Ces conventions doivent être utilisées de manière limitée et justifiée.

- Les conventions d’estimations peuvent être développées afin d’évaluer des données réelles indisponibles à la date de clôture. Ces estimations doivent reposer sur des données statistiques et/ou des données budgétaires prévisionnelles.

Ainsi, au vu de l’enjeu que représente la clôture annuelle des comptes, l’ensemble de ces améliorations peuvent apporter à un réel soulagement pour les directions financières.

En plus de permettre un gain de temps considérable, elles permettent d’avoir un suivi régulier et d’être à la pointe des travaux d’audit et de compliance (production des annexes : normes IFRS, provisions pour risques, RSE …)

L’apport de la technologie est clé mais comme nous l’avons vu, ce n’est pas le seul levier. Organisation des équipes, simplifications des pratiques, entrainement … c’est une véritable action d’amélioration continue en mode projet qui doit être menée tout au long de l’année pour réussir la clôture !