Concertation territoriale : construire des techniques d’animation efficaces

« J’ai l’impression d’avoir perdu mon temps ! » ; « Je n’ai pas appris grand-chose ! » ; « Mon opinion n’a pas été prise en considération ! » ; « Un des participants prenait trop de place ! » ; « Le temps était mal géré ! » ; « Nous ne sommes pas allés à l’essentiel ! » ; « Nous avons déjà fait ça mille fois, et ça n’a pas fonctionné » … Qui n’a jamais entendu ou tenu ces propos au sortir d’une réunion ou d’un atelier de travail ?! La réussite de la concertation est avant tout le fruit d’une préparation et d’une animation structurées. Un temps de concertation avec une animation défaillante, est, la plupart du temps, inefficace.

De facto, il est essentiel ne de pas sous-estimer l’impact du choix de sa technique d’animation. Une technique d’animation bien choisie permet souvent de :

• désamorcer certains conflits et gérer les perturbations ;
• faciliter et dynamiser les échanges ;
• retenir plus facilement l’attention des participants ;
• assurer une plus forte adhésion et implication des acteurs ;
• favoriser au sein du groupe l’acceptation de tous les participants et le respect mutuel ;
• faire en sorte que tous les participants possèdent et comprennent bien les informations essentielles à la prise de décision collective ;
• susciter la créativité et l’imagination collective du groupe et la rendre opérationnelle.

Les techniques d’animation sont aujourd’hui diverses et variées et ne cessent de s’étoffer, allant du classique métaplan, en passant par des approches plus ludiques (jeu de rôle, jeu de société, photo langage, etc.) jusqu’à la digitalisation de la concertation (quizz interactifs via smartphones ou tablettes, vidéos animées, etc.).

Avec un peu d’imagination, il est possible de concevoir de nombreux outils d’animation qui favorisent l’expression, la prise de parole, la prise de décision ainsi que la planification de l’action. Il ne faut toutefois pas oublier qu’il s’agit seulement de moyens. Le plus important demeure les objectifs à atteindre. L’animateur devra donc intervenir à bon escient en utilisant des techniques efficaces afin d’atteindre le ou les objectifs visés.

Le savoir-faire de l’animateur est un « plus » mais nul besoin d’être un expert en la matière. L’animateur aura 3 rôles clés à jouer au cours de la préparation et de l’animation de la concertation : 

• L’animateur « Organisateur » : il se familiarise avec la culture du groupe, anticipe l’ensemble des contraintes techniques et organisationnelles existantes et sécurise l’organisation de la rencontre.
• L’animateur « Clarificateur » : il définit et explicite le thème (de quoi allons-nous parler ?) ainsi que les objectifs (quel but doit atteindre le groupe ?) de la concertation, de façon tangible et mesurable (que devrons nous avoir à l’issue de la concertation ?), afin de permettre aux participants de bien comprendre l’essence de leur présence, leur rôle et de se situer face au déroulement de la rencontre.
• L’animateur « Facilitateur » : il anime la concertation de façon à créer un climat propice pour atteindre le ou les objectif(s) de la rencontre. La technique d’animation choisie doit être le vecteur de cette facilitation.

Ainsi, la prise en compte des rôles clés de l’animateur, tout comme le bon choix des techniques d’animation, sont des enjeux essentiels afin d’assurer l’efficacité de la démarche de concertation tout en garantissant l’adhésion des parties-prenantes et la mise en place d’un dialogue constructif porteur de nouveaux engagements. Une étape à ne pas négliger !  

Sia Partners est convaincu qu’il ne peut exister de dispositifs d’animation « clé en main » reproductibles pour l’ensemble des organisations. En effet, toutes les techniques ne peuvent pas s’articuler indifféremment à toutes les situations.

L’enjeu principal est de construire le dispositif le plus adapté au contexte de la démarche de concertation envisagée, ainsi qu’aux résultats finaux attendus.

Cependant, un certain nombre de lignes directrices peuvent vous aider à  clarifier les besoins auxquels le dispositif d’animation doit répondre ainsi qu’à anticiper l’ensemble des contraintes à prendre en compte :

• Le nombre et le profil des participants ;
• Les intentions de la démarche de concertation ;
• La durée et le rythme de l’animation ;
• Les contraintes logistiques.

Dresser le portrait des audiences visées est une étape essentielle pour définir la meilleure façon de s’adresser à eux, de capter leur attention, de susciter leur adhésion et de mieux les impliquer au sein de la démarche.

Seront-ils nombreux ?

Le nombre de participants est une contrainte qui influe nécessairement sur les moyens logistiques à mettre en œuvre mais aussi sur l’éventail des techniques d’animation possibles. Gérer les expressions spontanées lors d’un “brainstorming” est plus complexe face à une quarantaine de personnes qu’en petit comité.

Qui sont-ils ?

En phase de cadrage, les organisateurs se seront assurés d'identifier les bons interlocuteurs en fonction des objectifs de la démarche.

Ensuite, le profil de l’audience est une information essentielle à clarifier pour l’animation. Va-t-on s’adresser à des lycéens ? A des acteurs de l’économie locale ? A des agents des services ou leurs directeurs ou encore un public large et diversifié ?

Il s’agit ici de déterminer, les thématiques à même de captiver les participants ou encore le type de langage à employer, afin de transmettre plus efficacement les messages clés.

Il est également judicieux de caractériser la position et les intérêts des acteurs par rapport aux problématiques abordées en séance afin de :

• faire émerger les « alliés », « personnes-ressources » dans la démarche ;
• anticiper les éventuelles réticences ;
• identifier les points de divergence et prévoir l’animation qui canalisera le débat.

Risque maîtrisé :

• Le désintérêt et le manque d’implication des participants ne se sentant pas concernés par la démarche.

Quelles sont leurs habitudes d’expression, de travail ?

D’un public à un autre, la prise de parole en public est un exercice plus ou moins aisé. Pour que chacun puisse donner son avis, surtout ceux qui l’expriment rarement, l’enjeu est de construire un cadre de dialogue qui les mette à l’aise. Certains seront prêts à intervenir en plénière, pour d’autres, une organisation en binômes/trinômes facilitera leur expression.

Seront-ils tous prêt à jouer le jeu ? À endosser un rôle le temps de l’atelier, à construire un projet avec des Lego ? La réceptivité des participants à une démarche ludique doit être étudiée afin d’en déterminer le degré le plus adapté et l’accompagnement nécessaire.

La culture organisationnelle des participants est, elle aussi, une information essentielle pour anticiper leurs habitudes à travailler en équipe, leur manière de répartir les rôles au sein d’un groupe ou encore de mener des actions collectives.

A l’inverse, il est parfois intéressant de pousser les participants à sortir de leur zone de confort. Dans ce cas, il peut être nécessaire de prévoir un effort d’accompagnement supplémentaire pour dépasser les éventuels blocages (en transmettant les consignes en amont, par exemple).

LES AVANTAGES

• Rendre un atelier plus attractif, en offrant aux participants un temps de divertissement. L’annonce d’un jeu peut également surprendre et déclencher l’attention.
• Offrir une approche différente sur un sujet fréquemment traité et amener à porter un nouveau regard sur une problématique (en jouant sur la spontanéité par exemple).
• Aider à délier la parole, offrir un nouveau contexte à la réflexion afin de limiter les éventuelles crispations de l'environnement de travail, d’une rencontre institutionnelles, etc.
• Créer une dynamique d'équipe, de complicité entre les acteurs, facilitant le travail du groupe par la suite.

LES POINTS D’ATTENTION

• Un temps de concertation perçu comme un simple temps de divertissement court le risque de ne pas atteindre les objectifs fixés. En effet, la démarche peut paraître superficielle aux participants, si son objectif et sa pertinence n’ont pas été clairement explicités en amont.
• L’approche ludique est particulièrement intéressante si elle n’est appliquée qu’à un temps précis de la démarche et dans un certain but.
• L’application la plus simple, par exemple : en début d’atelier pour “briser la glace” entre les parties prenantes et initier le travail collectif.

Risques maîtrisés :

• La frustration de participants n’ayant pas pu s’exprimer.
• Le blocage de l’animation dont les consignes inadaptées au public mettent mal à l’aise les participants.

L’identification des intentions de la démarche de concertation est un point crucial pour choisir les techniques d’animation les plus adaptés.

Après avoir défini les thèmes à aborder lors de la rencontre, il est primordial de replacer la démarche de concertation dans son contexte opérationnel et stratégique. Pour un atelier donné, que doit apporter le recours à la concertation ? Les intentions de la rencontre doivent être clairement définies et les techniques d’animation parfaitement alignées avec celles-ci.

Selon les étapes, les objectifs de la démarche pourront évoluer. Par ailleurs, une même rencontre pourra poursuivre plusieurs intentions :

En fonction des disponibilités des participants, combien de temps peut-on allouer à la concertation : quelques heures ou une journée ? Une rencontre ponctuelle ou une démarche itérative ? La durée de l’atelier contraint le choix de méthodes d’animation plus ou moins chronophages.

Il faut s’assurer que les diverses intentions de la rencontre pourront bien être abordées dans le laps de temps imparti. Il convient alors de s’interroger sur le rythme à donner à l’animation. Un équilibre subtil est à trouver entre le temps laissé aux réflexions et aux échanges et le maintien d’une certaine dynamique pour garder les participants mobilisés tout au long de la rencontre.

Cette gestion du temps permet de construire le déroulement de la démarche : le séquencement et les différentes étapes du travail à réaliser par le groupe.

Face à ces problématiques de gestion du temps, le recours aux outils numériques offre de nouvelles opportunités, en permettant par exemple de poursuivre la réflexion au-delà d’une réunion ponctuelle ou encore en dynamisant les activités d’un atelier.

LES AVANTAGES

L’accessibilité :

• Le numérique permet d’étendre le périmètre de la concertation (en impliquant des participants à distance par exemple).

L’attractivité :

• Le numérique est souvent plus ludique et dynamique.
• La variété des supports au cours d’une même rencontre est très souvent appréciée par les participants.
• La motivation des participants est fortement liée au renouvellement fréquent des activités.

L’interactivité et la réactivité :

• Chaque participant peut s’exprimer en même temps sans risquer de nuire à la qualité des échanges.
• Les contenus peuvent être enrichis et modifiés de façon instantanée.

LES POINTS D’ATTENTION

• Il convient de s’assurer en amont que tous les participants disposeront du matériel adapté au dispositif d’animation numérique (smartphones, tablettes, etc.).
• Il est essentiel d’anticiper le fait que certains participants devront être davantage guidés à la prise en main d’outils auxquels ils ne sont pas forcément familiers (ce qui peut avoir une influence sur le temps d’animation).
• Le numérique n’a pas forcement vocation à remplacer des modalités d’animation plus « classiques » mais peut intervenir en complément de ces dernières.
• Même avec l’utilisation d’outil numérique il est essentiel pour l’animateur d’assurer le rôle de médiateur des échanges.

Risques maîtrisés :

• Une mauvaise gestion du temps lors de l’atelier qui ne permet pas d’atteindre tous les objectifs de la démarche de concertation.
• L’essoufflement de la mobilisation des participants ou encore des temps de flottement qui font perdre l’attention des parties-prenantes.

La logistique, enfin, a évidemment son importance. Le lieu de la concertation soulève quelques contraintes à prendre en compte afin de sécuriser le bon déroulement de la rencontre.

• L’espace disponible et son agencement : aurez-vous vraiment la place d'organiser une animation invitant les participants à se déplacer (pour un “débat mouvant” par exemple) ?
• Le matériel requis :
  • Dans un premier temps, les vecteurs choisis pour le partage des informations et consignes entre les participants (supports imprimés, projetés, etc.);
  • Dans un second temps, les outils spécifiques à l’animation : des larges panneaux, post-it et gommettes, plateau de jeu, diffusion de musique ou encore panel d’images.

L’ensemble des thématiques développées ci-dessus sont autant de points d’attention à prendre en compte afin de concevoir un dispositif d’animation personnalisé. Dans cette logique, Sia Partners accompagne de nombreuses collectivités dans la co-construction de techniques d'animation ludiques et innovantes. Quelques illustrations …