Concilier les formations collectives et individuelles

Dans le processus d'élaboration du plan de formation, les acteurs RH et Responsables formation doivent chaque année faire l'exercice -délicat- de prioriser les besoins de formation qui composeront le plan.

Dans cette démarche, se pose notamment la question de la conciliation de deux grands types de besoins, distingués en fonction du bénéficiaire du développement des compétences :
- Les besoins de formation collectifs : ce sont les besoins de développement de compétences de l'entreprise. Par nature, ces besoins concernent des groupes de collaborateurs homogènes.Ces besoins sont en général déclinés des objectifs stratégiques de l'entreprise. Différents acteurs aux différents niveaux de l'organisation traduisent les objectifs stratégiques en besoins de développement de compétences puis en besoins de formation. Il s'agit d'une logique descendante, en cascade dite « top-down ».
- Les besoins de formation individuels : ce sont les besoins propres à chaque individu, parfois déconnectés du poste occupé et des évolutions de compétences souhaitées par l'entreprise.
Exemple : Jean Dupont souhaite se former à l'anglais pour servir son projet d'évolution professionnelle.

Ces besoins sont en général exprimés par les collaborateurs au moment de leur évaluation annuelle. Il s'agit d'une logique ascendante, dite « bottom-up ».

Ces deux types de besoins sont présents dans le plan de formation et ces deux logiques de collecte coexistent dans quasiment tous les grands Groupes. La difficulté de la conciliation peut tenir notamment à la différence de temporalité de ces deux démarches, et à l'obligation légale, sur le périmètre France, de présenter le plan de formation prévisionnel de l'année N avant le 31/12/N-1 aux instances représentatives du personnel.

Si les besoins de formation individuels font bien partie du plan de formation, le plan est avant tout le plan de formation de l'entreprise. A ce titre, un plan de formation constitué principalement de l'agrégation des besoins de formation des individus ne serait pas porteur de sens pour l'entreprise, par manque de cohérence et d'alignement avec les enjeux stratégiques de l'entreprise.

Le manager doit devenir le premier arbitre des besoins de formation individuels

Le sens du plan de formation est donc d'être un levier de développement des entités de l'entreprise. Pour autant, dans beaucoup de grands Groupes, le plan de formation est plutôt perçu par les managers comme un processus administratif déconnecté de leurs réalités opérationnelles. Par conséquent, les managers pourraient globalement mieux jouer leur rôle de 1) déclinaison des objectifs stratégiques (Groupe, Pôle, Direction) en besoins de formation pour chaque membre de leurs équipes et 2) arbitrage des besoins individuels propres à chaque collaborateur. Deux pistes d'actions peuvent remédier à cette situation :

1. Renforcer la collaboration entre acteurs Formation et acteurs Métier (en premier lieu les managers) : mieux accompagner les managers dans la déclinaison de leurs enjeux métier en besoins de développement de compétences et en solutions formation ; travailler plus étroitement avec les managers dans l'identification des impacts formation de leurs projets métiers ; adopter une posture de conseil vis-à-vis des managers dans la présentation à leurs collaborateurs du projet d'entreprise en matière de formation.
2. Fournir aux managers des outils de priorisation des demandes individuelles : accompagner les managers dans l'étude de la question « est-ce que j'ai les moyens de réaliser ces actions de formation ? ». Cela passe par exemple par le fait de donner aux managers une visibilité sur l'enveloppe dont ils disposent pour les besoins individuels (sur la base des formations individuelles réalisées dans le passé). Une autre dimension essentielle est d'aider les managers à prioriser ce type de demande, en leur donnant notamment des clefs d'arbitrage (ex : le demandeur fait-il partie d'une cible prioritaire -variable en fonction des entreprises- comme les salariés n'ayant pas réalisé de formation depuis plus de 3 ans, ou les seniors, etc.)

En définitive, dans une filière formation qui fonctionne de façon professionnelle, 80% des actions de formation à réaliser sont collectives et répondent à des compétences à développer pour permettre à l'entreprise d'atteindre ses objectifs. Les besoins de formation individuels doivent être pris en compte et arbitrés en premier lieu par les managers, sur la base d'outils de priorisation fournis par les acteurs RH. Dans ces conditions :
-Le plan de formation opérationnel s'avère un outil de pilotage de l'investissement formation mis à jour au fil de l'eau et au service du développement des entités de l'organisation.
-Les besoins de formation individuels sont traités au plus près de leur mise en oeuvre.