Comment évaluer le cout de conception d'une formation ?

Les Directions Générales expriment leur volonté d'accroître l'offre de formation mise à disposition des collaborateurs sans pour autant allouer de budget supplémentaire, voire en réduisant les budgets formation.

Dans un tel contexte, la priorisation des formations à concevoir -et à déployer- s'avère cruciale. L'évaluation des coûts d'ingénierie pédagogique, qui représentent environ 25% du budget de la formation, constitue un moyen de priorisation et de rationalisation des décisions.

La définition du besoin de développement des compétences est un pré-requis indispensable pour pouvoir estimer le coût de conception d'une formation

Le recueil et la bonne compréhension du besoin de formation constituent une première étape décisive pour estimer le coût de conception d'une formation. A travers des entretiens avec les prescripteurs métiers, le Responsable formation doit s'approprier les enjeux du métier, connaître son contexte, comprendre ses problématiques et avoir une bonne vision de la population cible. Il peut ainsi appréhender les besoins métiers en termes de développement des compétences et être capable d'évaluer le niveau actuel de la population concernée sur la (ou les) compétence(s) à développer.
Cette première phase permettra notamment de préciser non seulement les objectifs pédagogiques mais encore les objectifs du programme de formation.

L'évaluation du coût de conception d'une formation repose sur des ratios de charge et de coût

A partir de la bonne compréhension des besoins, les responsables Formation peuvent évaluer le coût associé à la conception d'une action de formation. Cette évaluation se déroule en trois étapes :

1. Définition de la modalité de la formation : plusieurs options sont possibles pour former des collaborateurs : la formation à distance (e-Learning), présentielle, l'accompagnement de type coaching ou compagnonnage, etc.
Le responsable formation détermine la modalité la mieux adaptée pour développer les compétences par rapport aux besoins exprimés (thème de la formation, complexité des savoir-faire à ancrer, etc.), au contexte et à la population cible (population équipée d'ordinateurs ou non, dispersée géographiquement ou centralisée, à l'aise avec le numérique ou non, etc.)
Dans un second temps, il s'agit de décider si la conception de la formation doit se faire en interne ou s'il vaut mieux recourir à un prestataire externe. Le recours à l'externe peut consister à acheter une offre existante « sur étagère » ou à faire appel à un prestataire prenant en charge tout ou partie de la conception de la formation, en collaboration avec l'entreprise. Répondre à cette question suppose non seulement d'avoir bien cerné le besoin (est-il nécessaire d'avoir une formation personnalisée ou non ?), mais encore de connaître les compétences des ingénieurs pédagogiques internes et leur disponibilité.

2. Définition de la durée de la formation et de la charge associée à la conception de la formation : à ce stade, le responsable formation doit estimer la durée de formation nécessaire pour développer les compétences souhaitées de la population cible. La charge de conception est alors évaluée à partir de la modalité pédagogique de la formation et de la durée cible.
Cette évaluation repose notamment sur des ratios de charge ou de coût, pouvant être le fruit de l'expérience interne de l'entreprise ou résulter d'un benchmark effectué sur ce sujet. A titre d'exemple, une entreprise peut estimer qu'une journée de formation en présentiel nécessite en moyenne 3 J/H (Jours/Hommes) de conception. Concernant le e-Learning, on peut tabler sur le ratio de coût suivant : le développement d'une formation e-Learning d'1 heure coûte environ 5 000 €. Enfin, le coaching requiert pour le coach un investissement de 2 heures par semaine par collaborateur coaché.

3. Elaboration du devis de conception de l'action de formation : la dernière étape consiste à évaluer le coût lié à la conception (en €) à partir de la charge de conception. Il est là encore nécessaire de posséder des ratios. Un exemple de ratio de coût peut être : une journée d'un ingénieur pédagogique coûte 1 000 €. Ainsi, le coût d'une formation présentielle nécessitant 3 J/H de conception est évalué à 3 000 €.

Ce processus permet de communiquer au prescripteur un devis de conception la formation. Ce type de devis doit idéalement être complété par un devis de réalisation de la formation : intégration des frais liés à la logistique (salle, barco, supports et matériels pédagogiques, etc.), à l'animation (formateurs) et au déplacement des collaborateurs (frais de transport, d'hébergement et de restauration éventuels). Le devis final peut enfin inclure une part d'amortissement du coût de la conception, qui variera en fonction du volume de collaborateurs à former ou de réplications de la formation.

Le tableau ci-dessous illustre un devis de conception d'une formation.

En définitive, l'évaluation du coût de conception de formation passe par une analyse approfondie des besoins, permettant a posteriori de choisir la modalité de formation la plus adaptée pour répondre au besoin exprimé, d'estimer la durée de la formation et la charge associée à sa conception. Ces éléments permettent d'évaluer le coût lié à la conception d'une action de formation.
Or, le coût de conception de la formation est précisément un élément essentiel pour prioriser l'ensemble des demandes de conception des actions de formation adressées par les métiers.

Prochainement, nous publierons le prochain article de notre série, dédié à la priorisation et à la validation des actions de formation à concevoir et à réaliser.