Facturation électronique : une nouvelle réglementation

Au sein de Sia Partners, nous sommes convaincus que les projets liés à la facturation électronique sont avant tout des projets de transformation et d’optimisation du système d’information afin de s’intégrer dans le schéma en Y retenu. En effet, dans ce schéma le choix de l’architecture déployée devra être étudié au regard du contexte de l’entreprise (et du niveau de maturité de son système d’information). L’une des difficultés de ce choix, sera de parvenir à aligner les différentes entités opérationnelles et juridiques ainsi que les fonctions achats et ventes de l’entreprise. En revanche, cette nouvelle réglementation aura assez peu d’impact sur les processus d’achats ou de ventes, à moins que l’entreprise ne souhaite profiter de ce projet pour modifier ses processus.

Cependant, des efforts importants devront être déployés pour mettre à jour les référentiels de ventes et d’achats. Enfin, des actions de communication à destination des plus petits clients seront à planifier pour s’assurer de leur bonne compréhension de la réforme (en complément des communications déjà déployées par l’état).

La réglementation s’appliquant à toutes les entités, la réflexion sur l’architecture cible doit être menée conjointement entre toutes les parties concernées : aussi bien les fonctions achats et ventes que les différentes BU. Ainsi cette démarche peut donc être menée en deux temps. Tout d’abord, il est nécessaire de recenser l’ensemble des entités impactées par la réglementation, puis étudier les processus, les modèles organisationnels et les systèmes utilisés pour les fonctions achats et ventes de chacune des entités. La grille d’analyse ainsi obtenue permettra de mettre en évidence les contraintes éventuelles des parties prenantes pour déterminer la meilleure architecture. L’objectif de cette analyse est de faire converger au maximum vers un outil commun afin d’obtenir les bénéfices suivants :

• Un coût réduit et un pouvoir de négociation avec l’éditeur (achat de licence, maintenance applicative …)
• Une maintenance assouplie
• Utilisation d’un outil unique pour le pilotage de l’activité
• Plus de fiabilité dans les données traitées
• Une simplification de traitement des données
• Une gestion du projet de mise en œuvre simplifiée

Le cœur des processus n’étant pas affecté par la mesure qui vient réglementer la réception ou l’émission des factures, nous sommes persuadés que cette convergence est atteignable sans renoncement majeur. Cette convergence peut même se faire sans modification majeure.

L’architecture en Y proposée par l’état pour l’e-invoicing et l’e-reporting garantit une large souplesse de choix pour les entreprises. En effet, elles disposent des options suivantes :

• Déposer et récupérer elles-mêmes directement les factures sur le portail public de facturation. Cette solution sera relativement chronophage pour les entreprises qui devront alors saisir leurs factures manuellement pour assurer la comptabilité des formats.
• Utiliser une plateforme de dématérialisation ou une plateforme de dématérialisation partenaire (qui est une plateforme de dématérialisation certifiée)

La première option pourra être envisagée par les très petites et petites entreprises car leur volume de facturation reste contenu. Les autres entreprises devront quant à elles se doter de solutions plus robustes pour émettre et recevoir « automatiquement » les factures aux formats attendus par la norme. Ces solutions permettront de couvrir les périmètres suivants :

• La dématérialisation des factures clients,
• L’émission / le dépôt des factures clients,
• La collecte des factures fournisseurs,
• Le traitement des statuts des factures,
• Et le paiement des factures fournisseurs

Nous identifions 4 catégories de solution qui répondent à ces besoins :  

Pour déterminer la catégorie de solution qui sera la plus adaptée à votre contexte vous devrez répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les outils actuellement utilisés pour les processus P2P et O2C ?
• A quelle étape de leur cycle de vie ces applications sont-elles ?
• Des projets de transformation de ces processus sont-ils prévus ? 

L’analyse de ces aspects vous permettra d’identifier la typologie de solution qui s’adaptera le plus facilement à votre contexte : si vous venez de déployer un nouvel ERP ayant engendré une revue des processus P2P et O2C, vous serez plus susceptibles d’ajouter le module complémentaire proposé par votre éditeur ou de vous doter d’une solution d’un pure player de dématérialisation.

Il est à noter que l’outil choisi devra coexister avec les logiciels existants (Les ERP, le CRM …), souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour l’exportation des données.

L’architecture retenue en Y repose sur le partage d’une base de données commune avec les informations d’identification des entreprises acheteuses. Il revient aux entreprises acheteuses de maintenir à jour les informations les concernant dans l’annuaire afin que leurs fournisseurs puissent adresser convenablement leurs factures (c’est à dire au bon établissement, voire au bon service). En effet, les fournisseurs devront obligatoirement se baser sur ces données pour déposer les factures.

Ainsi, même si cette réglementation n’impacte pas les processus achats en tant que tels (pas de remise en cause de seuil et/ou de workflow par exemple), elle peut inciter les entreprises à revoir leur processus de réception des factures. Il nous apparait en effet important de profiter de ce projet pour revoir le routage des factures au sein des différents services de l’entreprise, la construction de l’annuaire permettant un adressage relativement fin des factures. Une revue du routage des factures peut donc être effectuée pour la création de cet annuaire. Le routage des factures directement vers les bons services simplifiera le processus de gestion des factures et réduira les délais de paiement des factures (qui pourront être suivis à l’aide du portail public de facturation). Ce travail d’identification des services auxquelles adressées les factures doit être initié bien en amont du déploiement de la facturation électronique (toutes les entreprises doivent avoir la capacité de recevoir des factures électroniques à compter du 01 juillet 2024). Il est à noter que les nouveaux chemins de routage des factures peuvent avoir une incidence sur le paramétrage de vos outils actuels, la mise à jour du paramétrage doit être anticipée.

En parallèle de ce travail sur le routage des factures fournisseurs, une vérification des données clients devra également être lancée. En effet, ceux-ci devront mettre à jour leur information à jour dans l’annuaire d’entreprise du portail public de facturation et le fournisseur devra se baser sur celles-ci pour adresser ses factures.  Dans un premier temps, un état des lieux des données clients devra être diligenté une attention particulière sera portée aux données des clients n’ayant pas consommé/commandé depuis un certain temps. Ensuite, un rapprochement des données ainsi identifiées avec celles renseignées dans l’annuaire d’entreprise par les clients permettra de détecter d’éventuels écarts. En cas d’écart, deux solutions pourront être mise en œuvre :

• Un alignement “immédiat” des référentiels en prenant contact avec le client pour mettre à jour le référentiel. Cette approche présente l’avantage de maintenir un référentiel relativement à jour pour les prochaines facturations. Toutefois, cela demandera un effort conséquent pour collecter l’ensemble des données manquantes.
• Une mise à jour du référentiel selon les besoins : les données ne sont complètes que lors de la commande des clients. Cette approche est moins chronophage que la précédente mais demandera plus de rigueur dans l’identification et le suivi des données incomplètes ou en décalage entre l’annuaire et la base de données.

Au 1er janvier 2026, ce sera au tour des PME (petites et moyennes entreprises de 10 à 250 salariés) et des TPE (très petites entreprises de moins de 10 salariés) de se mettre en conformité de cette nouvelle réglementation.

À compter du 1er juillet 2024, il ne sera plus possible pour une entreprise, quelle que soit sa taille, de s’opposer à la réception d’une facture électronique.

Un effort de communication important est donc à prévoir auprès des petits clients B2B (principalement les PME et les TPE) qui ne seront pas forcément les mieux renseignés sur cette nouvelle réglementation.

L’idée est de bien communiquer sur le nouveau mode d’envoi des factures. En effet, il faudra expliquer à ces clients que leurs factures seront désormais sur le portail public de facturation tout en mettant en place des mesures pour faciliter le passage à ce mode dématérialisé afin d’éviter les potentiels litiges clients liés à la non-réception de facture :

• Proposer la mise à disposition d’un duplicata de facture par mail
• Notifier par mail du dépôt de la facture sur le portail public de facturation
• Envoyer un reporting listant les numéros de bon de commandes et les numéros et les montants de factures correspondantes émises sur le mois
• Renforcer le dispositif de traitement des réclamations clients de non-réception des factures

Glossaire :

• E invoicing : L’e-invoicing correspond à l’envoi des données d’une facture – uniquement pour les ventes entre professionnels en France, grâce à un flux d’informations. 
• E-reporting : Le e-reporting correspond à la transmission de données complémentaires à l’administration pour les transactions interentreprises non domestiques appelées B2B International (Business-to-Business), et entre les entreprises et le consommateur final en France appelées B2C (Business-to-Consumer), ainsi qu’avec les données de paiement des transactions.
• Portail public de facturation : la plateforme mise en place à l’Etat pour l’échange des factures dématérialisées dès juillet 2024
• Plateforme de dématérialisation : Prestataire de services qui aura plusieurs rôles : émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client. Dans son rôle d'intermédiaire, elle pourra convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convienne au client.
• Plateforme de dématérialisation partenaire : Prestataire privé autorisé à transmettre directement des factures à leurs destinataires.