Benchmark des Plateformes de Gestion de la…
Imposer le retour en présentiel pour les projets de transformation ?
Après plus d’un an de travail à distance, nombreuses sont les entreprises à vouloir faire revenir leurs salariés sur site. Pour autant, un “retour à la normale” est-il forcément gage de plus d’efficacité pour les grands projets de transformation d’entreprise ?
01
Les entreprises face au distanciel
D’après The Economist, 1 milliard de personnes pourraient travailler « indépendamment de la localisation » d'ici 2035. Si la crise sanitaire a fortement accéléré le recours au télétravail, nous savons maintenant que cette pratique va perdurer.
Cependant, au quotidien, le travail à distance pose plusieurs défis en matière d’organisation:
- 27% des français estiment en effet ne pas encore bénéficier d’accès ou d’outils adéquats pour travailler de chez eux
- 74% des télétravailleurs déclarant ne pas faire «grand-chose» pour préserver le lien social avec leurs collègues lorsqu'ils sont à distance.
Face à cela, les projets de transformation à distance présentent un enjeu particulier car ils impliquent de faire collaborer, sur un temps long, une multitude d’acteurs hétérogènes. Or l’efficacité de cette collaboration à distance dépend beaucoup de la culture de l’entreprise :
- Sa relation historique au télétravail et son adaptation ou non à de nouvelles formes d’organisation du travail
- Sa maturité digitale et la maîtrise plus ou moins développée des outils digitaux par ses collaborateurs
- Son implantation géographique sur un ou plusieurs sites éloignés
Ainsi, la question se pose aujourd’hui : le distanciel peut-il mettre en péril la collaboration des équipes, cet élément clef au cœur de tout projet de transformation ?
02
La collaboration, un défi insurmontable à distance ?
Trois points d’attention majeurs doivent être pris en compte dans l’analyse des risques du distanciel sur les projets de transformation et la faculté à collaborer efficacement.
Une maîtrise des outils digitaux hétérogène pour collaborer en distanciel
Toutes les entreprises ne sont pas égales face aux solutions digitales, notamment en matière de mise à disposition et de prise en main des outils de collaboration à distance.
Cela est d’autant plus visible lors d’activités de brainstormings ou d’ateliers de co-construction où les équipes ont dû rapidement s’adapter. C’est le cas des grands projets de mise en oeuvre de système d’information : au moment des recettes utilisateurs par exemple, il a bien souvent fallu réduire le nombre d’utilisateurs et les séparer en “sous-groupes” virtuels pour assurer un suivi de proximité, afin de remplacer le passage en salle d’un accompagnant qui suivait l’avancée des participants sur leur écran. De même, les échanges en atelier, en formation ou encore en brainstorming sont particulièrement difficiles à mener à distance car ils ne demandent pas simplement de faire état d’un avancement, mais bien un temps de travail et de réflexion synchrone. Il est alors nécessaire de savoir s’outiller, de rythmer les échanges et de faciliter la participation de l’ensemble des interlocuteurs pour réussir à les faire “travailler ensemble”... Des expertises qui ne s’improvisent pas !
Une lassitude croissante des équipes face à la multiplication d'activités - animations peu engageantes
La succession constante d'événements, souvent peu ou pas adaptés spécifiquement au format distanciel en devient pénible pour les équipes : informations très descendantes, mini jeux laborieux voire forcés, sans parler de la rigidité des échanges ! Il devient d’autant plus nécessaire de rajouter du lien et des moments de partage afin de souder les équipes entre elles, et autour du projet. C’est encore davantage le cas pour les projets impactant de nombreux collaborateurs, comme le déploiement d’un nouveau projet d’entreprise. Pour sortir du mode “transactionnel” que renforce le distanciel, recourir à l’émotion et aux moments de convivialité en variant les formats d’interactions (séminaires, formations communes, escape game virtuel, évènements de networking) permet de renforcer l’engagement des équipes et de chasser la lassitude et le désintéressement qui s’installent après des mois sans avoir remis les pieds au bureau.
Un risque d’échec décuplé par la disparition des moments informels
Les validations informelles qui pouvaient se faire au détour d’un couloir ou d’une pause café ont disparu, entraînant de fait, la multiplication de points de validation et de boucles de mails dans des agendas déjà très contraints. Or, ces points qui s'enchaînent ne permettent pas toujours d’assurer la même compréhension et la même entente entre les interlocuteurs. Ils accentuent même le risque de mal interpréter les signaux non verbaux ou de multiplier les non-dits. Pour citer Eric Albert, fondateur de Uside : “Le télétravail privilégie le contenu factuel voire technique des échanges. Il laisse peu de place à la nuance, au questionnement, au doute. Il est plus cadré dans le temps et plus expéditif. Les réserves des uns ou des autres trouvent rarement leur place dans les échanges. Ce mode de fonctionnement donne une illusion d'efficacité. C'est rapide, direct, concret. On va droit au but et les sujets sont traités.”
Or, ne pas voir directement ses interlocuteurs et donc ne pas pouvoir interpréter leurs expressions empêche de délier le discours et de percevoir l’éloignement qui s’installe. Tout cela, sans laisser la possibilité de désamorcer rapidement ces situations en face à face.
03
Pour être efficace : mieux vaut-il rester chacun chez soi ?
Pour autant, les salariés continuent de plébisciter ce mode de travail qui peut aussi, lorsqu’il est bien cadré et délimité à certaines activités, devenir un facteur d’optimisation.
Un accélérateur pour l’animation de certaines communautés en ligne
Le travail à distance a par exemple permis, dans certains cas, de renforcer les liens communautaires entre managers. Dans le cadre de grands projets de transformations managériales, ces derniers ont ainsi davantage investi les plateformes communautaires professionnelles à leur disposition afin d’échanger et de trouver de l’information, des bonnes pratiques ou encore de mettre en place une gestion documentaire plus efficace. Ces plateformes, sans toutefois remplacer totalement les liens sociaux créés en présentiel, ont d’ailleurs vu leurs statistiques d’utilisation s’accroître, s’imposant comme un canal d’information et de communication privilégié.
La fin du présentéisme à tout prix
Autre évolution positive liée au développement du travail à distance : la remise en question de la culture du présentéisme. Le manque de convivialité des réunions à distance a en effet au moins eu le mérite de limiter la tentation pour certains de venir « se montrer » en participant à des réunions dans lesquelles ils n’auraient finalement eu que peu de valeur ajoutée.
Les agendas très contraints ont également obligé les porteurs de projet à cibler davantage les acteurs clefs à mobiliser. Dans le cadre de projets à composante technologique par exemple, qui nécessitent généralement la coordination de différentes équipes, cette rationalisation a pu être bénéfique en encourageant la sélection d’un porte-parole pour chacune des populations mobilisées (équipes techniques, experts métiers, utilisateurs, etc.) et donc une plus grande rapidité concernant les prises de décision.
Un gain de temps et de concentration sur quelques tâches spécifiques
Enfin, d’un point de vue très pratique, le travail à distance permet tout simplement de supprimer les temps de déplacement, tout en facilitant l’accessibilité de personnes éloignées géographiquement. Avec l’utilisation généralisée des outils digitaux, les interlocuteurs sont devenus plus accessibles, peu importe où ils se trouvent. Pour des échanges individuels ou avec un nombre d’acteurs limité, une telle accessibilité peut alors représenter un gain de temps conséquent.
Par ailleurs, en ce qui concerne les travaux individuels (recherche prospective, réflexion stratégique, etc.) le travail à distance est souvent gage de concentration en réduisant par exemple les risques d’interférence souvent inévitables au bureau.
04
Apprivoiser le "monde d'après"
Finalement, le « monde d’après » qui se dessine sera celui d’un retour en présentiel hétérogène et donc de l’avènement du travail hybride (retrouvez d’ailleurs ici la synthèse de notre webinaire sur le sujet).
Répondant à la fois aux contraintes économiques du marché (réduction des surfaces de bureaux), aux attentes environnementales actuelles (réduction de l’empreinte carbone des déplacements quotidiens) ainsi qu’aux aspirations des salariés (flexibilité d’organisation individuelle accrue), ce mode d’organisation n’impose qu’une seule chose : bien réfléchir, anticiper et surtout prioriser les actions qui seront à mener en présentiel ou à distance.
Ainsi, gérer les sujets du quotidien à distance peut permettre d’aller à l’essentiel en enchaînant les échanges, en organisant plus efficacement les points de suivi individuels ou les validations sur des sujets consensuels...
Mais les projets de transformation doivent s’envisager différemment de la gestion du quotidien ! Pour en garantir la réussite, il est donc important de continuer à privilégier le présentiel pour les réunions et ateliers liés à des jalons clés, à des sujets complexes ou lorsqu’il est nécessaire de réunir autour de la table différentes expertises. De même, le présentiel reste la meilleure option pour toute activité nécessitant la mobilisation de l’intelligence collective, ainsi que pour les moments de célébration en commun afin de recréer du lien, de l’engagement et favoriser la créativité via les échanges.
Pour en savoir plus sur :
- Le travail hybride et ses enjeux, n’hésitez pas à consulter notre dernier article concernant le retour au bureau
- Nos expertises en matière d’intelligence collective et de makestorming, découvrez les offres de notre agence spécialisée nod-A
